刚进新公司的第一天，领导扔过来一叠盖好章的合同，说赶紧给合作方发个传真。盯着桌上那台看起来有点年头的机器，我瞬间懵了。之前只在老电视剧里见过这玩意儿，真上手完全摸不着头脑。相信不少新手都有过这种经历，别慌，今天就一步步教你搞定传真发送，不用再对着机器犯愁。

先做前期准备，这一步别偷懒。先看看传真机有没有通电，电源灯亮着才是正常状态。再拉开纸盘，检查里面有没有放A4纸，量够不够。要是用的是碳带或者墨粉型的机器，顺便瞅一眼余量，别发一半没墨，文件传过去全是空白，白忙活一场。

然后是确认对方的传真号码，这步最关键。直接问对接人要准确号码，别自己瞎猜。有些公司的外线需要加拨0，跨城市的还要加区号，国际传真得加国家代码，这些细节提前问清楚，省得拨错号耽误事。

接下来是放文件，这步新手最容易搞反。多数传真机的要求是文件字面朝下，插进进纸口就行。也有少数机器是字面朝上，你可以看机器上的小标识，一般是个画着纸张的图标，箭头指的方向就是要放的那一面。文件要放整齐，别歪歪扭扭的，不然扫描出来的内容会模糊，对方可能看不清。

拨号码的时候，直接按机器上的数字键就行，不用像打电话那样等接通音。如果对方是自动接收的传真机，拨完号后会听到一段“嘀——”的长音，这时候按机器上的开始键，一般是绿色的那个，然后等着机器自动传送就行。要是对方是手动接收，可能会有人接电话，这时候你就说“您好，麻烦帮我接一下传真”，等对方说“请发吧”，再按开始键。

等机器开始运转，你就别着急走开。看着屏幕上的进度条，直到显示“发送成功”，再把文件拿出来。有些机器还会自动打印一张发送回执，上面有发送时间和号码，要是担心对方没收到，可以留着这个回执当凭证。

要是你手里没有纸质文件，只有电脑里的电子档，也不用特意去打印。现在很多一体机都带扫描传真功能，打开电脑上对应的传真软件，输入对方的传真号码，选择要发送的电子文件，点击发送就可以了。还有些机器支持插U盘，把电子文件存进U盘，插到机器的USB口，在屏幕上选好文件，输入号码就能发，省了不少事。

发传真的时候难免会遇到小问题，比如发送失败。先看看是不是号码拨错了，再打个电话问问对方的传真机是不是占线或者没开机。要是文件放反了，机器也会扫描失败，重新放对方向再试一次就行。

要是遇到卡纸，别慌着硬扯。先关掉机器的电源，打开前盖或者侧盖，找到卡住的纸，慢慢抽出来。注意别把纸碎留在机器里，不然下次还会卡纸。抽完纸再把盖子盖好，通电重新试一次。

其实传真机没你想的那么复杂，多试两次就熟了。真遇到搞不定的问题，别硬扛，问问公司里的老同事，或者看看机器旁边贴的操作小纸条，比自己瞎琢磨强多了。

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[Q]：新手第一次发传真，首先要做哪些准备？
[A]：先确认传真机通电、纸盘有足量A4纸、墨粉或碳带充足，再核对对方传真号码，问清是否需要加区号或内线前缀。
[Q]：传真文件应该怎么放，正反面有没有要求？
[A]：多数传真机要求文件字面朝下放置，少数是字面朝上，可看机器上的纸张标识（带箭头的纸样图标）确认方向。
[Q]：拨完对方传真号码后，什么时候按开始键？
[A]：如果对方是自动接收，听到“嘀”的长音后按开始键；要是手动接收，等对方接电话说“请发吧”再按开始键。
[Q]：没有纸质文件，怎么发传真？
[A]：用带扫描功能的一体机，可将电子文件通过电脑传真软件发送，也可把文件存进U盘插入机器，直接从U盘选文件发送。
[Q]：传真发送失败可能是什么原因？
[A]：可能是拨错了对方号码，或是对方传真机占线、未开机，也可能是文件放反导致机器无法扫描，还有可能是墨粉不足或卡纸。
[Q]：传真机卡纸了该怎么处理？
[A]：不要硬扯卡纸，先打开机器前盖，慢慢把卡住的纸抽出来，注意别留下纸碎在机器内部，避免影响后续使用。
[Q]：发国际传真需要注意什么？
[A]：要在对方号码前加拨对应国家的代码，比如发往美国要加拨001，具体代码可提前查好。
[Q]：怎么确认对方已经收到传真了？
[A]：发送完成后，机器屏幕会显示“发送成功”的提示，部分机器还会打印发送回执，也可以事后给对方打个电话确认一下。